黑龙江省农村土地承包经营权确权登记颁证档案管理实施办法

黑龙江省农村土地承包经营权

确权登记颁证档案管理实施办法

(征求意见稿)

 

第一条  为规范全省农村土地承包经营权确权登记颁证工作,加强管理和有效利用农村土地承包经营权确权登记颁证档案,根据《档案法》、《农村土地承包法》、《物权法》等法律法规和《农村土地承包经营权确权登记颁证档案管理办法》,结合我省实际,制定本实施办法。

第二条  本实施办法适用范围为黑龙江省各级农村土地承包经营权确权登记颁证档案管理工作。

第三条  本实施办法所称农村土地承包经营权确权登记颁证档案是指在农村土地承包经营权确权登记颁证(以下简称承包地确权)工作中形成的,对国家、社会和个人有保存价值的文字、图表、声像、数据等各种形式和载体的文件材料的总称,是承包地确权工作的重要凭证和历史记录。

第四条  本实施办法所称的承包地确权档案工作,是指承包地确权档案的收集、整理、鉴定、保管、编研和利用等工作。

第五条  承包地确权档案工作必须坚持统一领导、分级实施、分类管理、集中保管的原则。承包地确权档案工作应当与承包地确权工作同步部署、同步实施、同步检查、同步验收。

第六条  县级以上农村土地承包管理部门负责对本级承包地确权档案工作的领导,要将档案工作纳入本行政区域承包地确权工作中统筹规划、组织协调、检查验收;同级档案行政管理部门负责承包地确权文件材料的形成、积累、归档和移交等工作的业务培训和监督指导。

第七条  承包地确权档案工作经费应明确纳入县(市、区)财政预算,配备必要设施设备,确保档案完整与安全。

第八条  各级农村土地承包管理部门应明确承包地确权档案工作分管领导,指定具体负责人员并保持相对稳定。

第九条  县、乡(镇)和村要将承包地确权文件材料的收集、整理、归档工作纳入总体工作计划及有关人员岗位职责。县、乡镇要制定相关工作方案、健全档案工作规章制度、落实档案存放场地,确保承包地确权档案资料的完整、准确、系统和安全。

第十条  承包地确权档案主要包括综合管理类、确权登记类、纠纷调处类和特殊载体类,其保管期限分为永久和定期。具有重要凭证、依据和查考利用价值的,应当永久保存;具有一般利用保存价值的,应当定期保存,期限为30年或者10年。具体按照本实施办法中的《黑龙江省农村土地承包经营权确权登记颁证文件材料归档范围和档案保管期限表》(见附件1)进行收集并确定保管期限。

第十一条  承包地确权档案不另设全宗,在本单位全宗内分类管理。县级国家综合档案馆应将验收合格的承包地确权档案作为专业档案种类纳入进馆范围,使用县级承包地确权管理部门(农业局)全宗号。

第十二条  承包地确权纸质档案应符合《文书档案案卷格式》(GB/T9705-2008)和《归档文件整理规则》(DA/T22-2015)等有关标准要求,承包地确权档案应在承包地确权工作结束后三个月内完成整理立卷归档工作,具体整理方式按照本实施办法《黑龙江省农村土地承包经营权确权登记颁证档案整理细则》(见附件2)执行。

第十三条  确权登记类中涉及农户的有关确权申请、身份信息、确认权属、实地勘界、界限图表、登记和权证审核发放等文件材料,应以农户为单位,采取“一户一卷”形式整理组卷。综合管理类按“件”装订整理。纠纷调处类按“一案一卷”组成。

第十四条  特殊载体(非纸质)类应按照国家相关档案业务规范标准进行整理。归档时应单独整理编目,并与有直接联系的纸质材料建立对应关系。

录音、录像材料要保证载体的安全可靠性,电子文件和利用信息系统采集、贮存的数据以及航空航天遥感影像应当用不可擦写光盘等可靠方式保存。

照片和图片应当配有文字说明,标明时间、地点、人物和事由。数码照片要存储到符合要求的脱机载体上进行离线归档。

电子文件生成的软硬件环境及参数须符合《农村土地承包经营权调查规程》(NY/T2537-2014)、《农村土地承包经营权要素编码规则》(NY/T2538-2014)、《农村土地承包经营权确权登记数据库规范》(NY/T2539-2014)及相关电子档案管理的要求。

第十五条  归档的承包地确权纸质文件应当真实有效、信息完整、字迹工整、图样清晰、数字准确,签字、印鉴法律手续完备。归档文件材料的印制书写材料、纸张和装订材料等应符合档案保管要求。

第十六条  农村土地承包经营权确权登记颁证文件材料在形成过程中,应做到一式三份,以满足各方面归档保存和利用的需要。凡是需要由农户或村民小组签字确认,且只有一份的纸质文件材料,必须由县级农业行政管理部门归档。乡镇、村可根据需要,归档保存复印件。

第十七条  省、市农村土地承包管理部门和档案行政管理部门负责对承包地确权档案工作的监督管理,重点检查承包地确权档案的完整、准确、系统和档案的安全保管情况,检查承包地确权档案经费落实情况。对于档案管理不合格、档案经费不落实的单位,应责令其限期整改。承包地确权工作验收时将同步验收承包地确权档案,凡承包地确权档案验收不合格的,不得通过承包地确权工作验收。

第十八条  县、乡(镇)在承包地确权验收工作结束后要将承包地确权电子档案备份到县级国家综合档案馆,并按照国家有关规定及时移交验收合格的实体档案。经协商同意,可提前移交,并按规定办理相关手续。县级国家综合档案馆馆舍条件不具备的,可暂由县级承包地确权农业管理部门保存。

不符合保管条件的村,承包地确权档案可由乡镇档案管理机构代为保管,必要时可移交县级国家综合档案馆统一保管。

第十九条  各级农村土地承包管理部门和国家综合档案馆应按照规定向社会开放承包地确权档案,为社会提供利用服务,但涉及国家秘密、个人隐私和法律另有规定的除外。

第二十条  县级以上农村土地承包管理部门和档案行政管理部门应当积极推进承包地确权档案数字化和信息化建设,建立承包地确权档案目录数据库、全文数据库和多媒体数据库,在承包地确权信息管理系统中实现档案管理功能。加强承包地确权电子文件归档和电子档案的规范化管理,通过农村档案信息资源共享平台,提供网上服务,方便社会查询。

第二十一条  各级承包地确权管理部门、档案行政管理部门对在承包地确权档案的收集、整理、利用等各项工作中做出突出成绩的单位和个人,应当给予奖励。

第二十二条  在承包地确权档案工作中,对于违反有关规定,造成承包地确权档案失真、损毁或丢失的,由有关部门依法追究相关人员的法律责任;涉嫌犯罪的,移送司法机关依法追究刑事责任。

承包地确权工作人员在工作调离前,应将个人掌握的承包地确权文件材料及时移交给承包地确权档案管理机构,不得拒绝移交、销毁或者擅自带离。

第二十三条  各市(地)、县(市、区)农村土地承包管理部门、档案行政管理部门可依据本办法,结合本地实际,制定承包地确权档案工作的有关规定。

第二十四条  本办法由省农业委员会、省档案局负责解释。

第二十五条  本办法自发布之日起施行。

 

附件1:黑龙江省农村土地承包经营权确权登记颁证文件材料归档范围和档案保管期限表

附件2:黑龙江省农村土地承包经营权确权登记颁证档案整理细则(试行)


附件1

黑龙江省农村土地承包经营权确权登记颁证

文件材料归档范围和档案保管期限表

 

县(市、区)级

类别

归档范围

保管期限

1.成立县级承包地确权颁证领导小组、工作小组及其责任分工文件材料,领导小组、工作小组会议记录纪要等重要文件

永久

2.承包地确权颁证工作计划、工作方案、实施意见、办法、通知等文件

永久

3.本级下发的承包地确权颁证工作政策性文件

永久

4.承包地确权颁证工作重要问题请示与上级批复、重要业务问题往来文件

永久

5.上级机关下发的承包地确权颁证工作政策性文件

30年

6.上级机关下发的需要贯彻执行的一般性文件

10年

7.承包地确权颁证工作的重要报告、总结、统计报表

永久

8.上级机关、县级人民政府及相关部门召开的承包地确权颁证工作会议通知、日程、讲话、交流材料、记录、纪要等文件材料

重要的永久

一般的30年

9.承包地确权颁证工作调研、检查、指导文件材料、工作简报等

30年

10.承包地确权颁证工作宣传培训文件材料

30年

11.承包地确权颁证工作中形成的招投标文件材料及签订的合同、保密责任书、保密承诺书

永久

12.承包地确权颁证工作成果检查验收材料

永久

13.其他有保存价值的文件材料

30年

1.农户土地承包经营权登记申请

永久

2.农户无异议声明

永久

3农户委托书

永久

4.农户身份信息

永久

5.原土地承包合同等按登记规定提交的材料

永久

6.农村土地承包经营权登记簿

永久

7.完善后的土地承包合同

永久

8.工作底图

永久

9.调查草图

永久

10.地块分布图

永久

11.数字正射影像图

永久

12.地籍地形图

永久

13.土地承包经营权空间位置图

永久

14.发包方调查表

永久

15.承包方调查表

永久

16.承包地块调查表

永久

17.农村土地承包经营权调查信息公示表

永久

18.现场勘查确认登记表

永久

19.农村土地承包经营权公示结果归户表

永久

20.农村土地承包经营权调查成果检查验收记录、报告

永久

21.全县(市、区)土地承包情况汇总表

永久

22.登记核准文件

永久

23.登记发证原始材料

永久

24.权属变更登记材料

永久

25.全县(市、区)承包地确权登记表

永久

26.承包地确权信息管理系统备份数据

永久

27.其他有保存价值的文件材料

30年

纠纷调

处类

1.承包地确权问题信访、纠纷调解仲裁形成的原始记录及调处协议书、仲裁案卷

永久

2.相关证明材料

永久

特殊载体类

1.反映承包地确权颁证工作重要活动事件的照片、录音和录像材料

永久

2.承包地确权系统数据库、测量数据文件、元数据以及调查成果的电子数据

永久

乡(镇)级

类别

归档范围

保管期限

1.成立乡镇(街道)承包地确权颁证领导小组、工作小组及其责任分工的文件材料

永久

2.乡镇(街道)承包地确权颁证工作方案等文件材料

永久

3.承包地确权的请示与上级批复、重要业务问题往来文件

永久

4.承包地确权颁证工作有关的报告、总结、统计报表

永久

5.乡镇(街道)召开的承包地确权颁证工作会议通知、日程、讲话、交流材料、记录、纪要等文件材料

重要的永久

一般的30年

6.承包地确权颁证工作调研、培训、指导、检查、宣传等文件材料

30

7.上级下发的承包地确权政策性文件

30年

8.上级下发的有关承包地确权的一般性文件

10年

9.乡镇(街道)承包地确权颁证工作验收、总结材料

永久

10.其他有保存价值的文件材料

30年

1.农户土地承包经营权登记申请

永久

2.农户无异议声明

永久

3.农户委托书

永久

4.农户身份信息

永久

5.原土地承包合同等按登记规定提交的材料

永久

6.工作底图

永久

7.调查草图

永久

8.地块分布图

永久

9.数字正射影像图

永久

10.地籍地形图

永久

11.土地承包经营权空间位置图

永久

12.发包方调查表

永久

13.承包方调查表

永久

14.承包地块调查表

永久

15.农村土地承包经营权调查信息公示表(不标记地理信息)

永久

16.现场勘查确认表、

永久

17村土地承包经营权公示结果归户表

永久

18.农村土地承包经营权调查成果自检、互检记录和报告

永久

19.全乡(镇)土地承包情况汇总表

永久

20.承包权证申请变更登记表

永久

21.对村级相关工作方案的审核意见

永久

22.全乡(镇)农村土地承包经营权证发放登记表

永久

23.承包地确权信息管理系统备份数据

永久

24.完善后的土地承包合同、土地台帐

永久

25.其他有保存价值的文件材料

30年

纠纷

调处

土地承包问题信访、纠纷调解形成的原始记录及相关证明材料、调处协议书

永久

特殊载体类

1.反映承包地确权颁证工作重要活动事件的照片录音和录像材料

永久

2.承包地确权信息管理系统备份数据

永久

村()级

类别

归档范围

保管期限

1.村组承包确权颁证工作小组名单

永久

2.村组承包确权颁证工作方案

永久

3.村组承包土地调整方案

永久

4.村民会议或村民代表会议、屯户代表会议关于承包地确权问题的决议(意见)和会议记录等相关材料

永久

5.承包地确权情况核实公示、公告材料,农户签字确认表

永久

6.村组土地承包情况汇总表

永久

7.承包权证发放登记表

 

8.调查草图

永久

9.土地承包经营权空间位置图

 

10.农户承包土地互换、转让申请书

永久

11.村组土地承包情况统计表、工作总结及汇报材料

永久

12.土地承包(流转、互换)合同、协议及台账

永久

纠纷

调处

土地承包问题信访、纠纷调解形成的原始记录及相关证明材料、调处协议书

永久

特殊载体类

反映村组承包地确权工作中重要活动事件的照片录音和录像材料

 

永久

 


附件2:

黑龙江省农村土地承包经营权

确权登记颁证档案整理细则

为规范省承包地确权档案管理工作,制定本细则。本细则主要针对土地确权登记颁证档案的整理,各地可根据实际情况参照执行。

    、承包地确权档案分类与类别标识符号

按照农业部、国家档案局《农村土地承包经营权确权登记颁证档案管理办法》要求,承包地确权档案分为综合管理类、确权登记类、纠纷调处类、特殊载体类。档案类别代用大写拼音字母表示,ZH表示综合管理类,QQ表示确权登记类、JT表示纠纷调处类,TZ表示特殊载体类。

、承包地确权档案档号编制原则与档号结构

(市、区)承包地确权档案统一使用本地区县级承包地确权管理部门(农业局)全宗号由各县(市、区)综合档案馆赋予。

乡(镇)代号用2位数表示,从01起依次编制。

(组)代号用3位数表示,从001起依次编制。

   (一)综合管理类档案档号编制结构

综合管理类档案档号根据《归档文件整理规则》(DA/T22—2015)规定编制。县承包地确权管理部门综合类档案档号由全宗号-ZH+年度+保管期限-件号构成乡镇档号由全宗号-ZH+乡镇顺序号+村顺序号+年度+保管期限-件号组成。

保管期限用大写字母Y表示永久保管,D30、D10分别表示定期30年保管、定期10年保管。

件号是同一保管期限下固定文件排列顺序的号码,从0001开始,依次编制流水号。

全宗号与ZH+(乡镇顺序号+村顺序号)+年度+保管期限、件号之间用-”联接,ZH+(乡镇顺序号+村顺序号)年度之间用间隔号“·”隔开,年度与保管期限之间用-”联接。

承包地确权管理部门综合类档案档号示例

      全宗号-ZH·2015-Y-0001

                             件号

                              保管期限永久

                              年度

                               档案分类代

                         承包地确权档案全宗号

   (二)确权登记类、纠纷调处类、特殊载体类档案档号编制结构

确权登记类、纠纷调处类、特殊载体类档案档号参照文书档案案格式》(GB/T9705—2008)规定编制,由全宗号、类(目录号)卷号构成。

(目录号)由档案类别标识符号+乡(镇)代号+村代号构成。

卷号是确权登记类、纠纷调处类、特殊载体大类最低一级类别下同一保管期限内固定案卷顺序的号码,1开始编制。县保管的档案按县、乡(镇)、村、组顺序编一个总流水号,乡(镇)保管的档案按乡分编流水号,村保管的档案按村、组分编流水号。

确权登记类、纠纷调处类、特殊载体类档案档号,全宗号、分类号、卷号之间用“-”联接,分类号内档案类别代、乡(镇)代号、村代号之间连续书写,不加“-”或“·”等分隔符号。

1确权登记类

确权登记类文件分为汇总性文件和农户确权申请、身份信息、确认权属、实地勘界、界限图表、登记和权证审核发放等文件材料。汇总性材料排列在前,涉及农户“一户一卷”材料排列在后。每个村内的“一户一卷”档案按组序排列

确权登记类档案档号由全宗号-QQ+乡(镇)代号+村代号-卷号构成。

确权登记类档案档号示例

  全宗号-QQ01001-1

           案卷顺序号

                村顺序号

               乡镇顺序号

                   档案分类代

                       承包地确权档案全宗号

2纠纷调处类

纠纷调处类档案按照“一案一卷”编制档号,档号中需标明纠纷调处农户所属乡(镇)、村代号。

纠纷调处类档号由全宗号-JT+乡(镇)代号+村代号-卷号构成。


纠纷调处类档案档号示例

  全宗号-JT01001-1

           案卷顺序号

                村顺序号

              乡镇顺序号

                  档案分类代

                       承包地确权档案全宗号

3特殊载体类

用双位数编制不同载体代号:01表示照片档案,02表示声像刻录的光盘档案,03表示超大型航拍地图、公示图,04表示其他实物档案。

县承包地确权管理部门档号由全宗号-TZ+载体代号-卷号构成。乡(镇)档号由全宗号-TZ+载体代号+乡(镇)代号-卷号(件号)构成。村级档号由全宗号-TZ+载体代号+代号-卷号(件号)构成

承包地确权管理部门档号示例

        全宗号-TZ01-1

案卷顺序号(件号)

照片档案代号

                                档案分类代

                              承包地确权档案全宗号

四、承包地确权档案整理

(一)全宗名称

每个县(市、区)承包地确权档案全宗名称统一使用“××县(市、区)农村土地承包经营权确权登记管理部门,如××县(市、区)农业局

(二)综合管理类文件整理

综合管理文件按照《归档文件整理规则》(DA/T22—2015)规定,为单位进行整理。加盖归档章(见图示1),编制归档文件目录(见图示2),保管期限30年以上的多页文件材料采用不锈钢订书钉或线装法装订,保管期限10年的可使用不锈钢订装订。

(三)确权登记类文件整理

确权登记类文件按照文书档案案卷格式》(GB/T9705—2008)规定,以为整理单位。图纸折叠按标准执行。涉及农户信息的文件统一按照“一户一卷”进行整理,案卷采用不锈钢订书钉或线装法方式装订装入档案袋(见图示3),也可直接装盒,档案袋正面标明乡(镇)、村、组、农户姓名等,背面标明卷内文件内容(图示内容仅供参考,各地可根据实际形成文件内容确定),在档案袋上方空白处需加盖档号章(图示4)。在有效文字页面正面的右上角、反面的左上角,用黑色铅笔编写页码。编制卷内文件目录(见图示5)、案卷目录(见图示6)。一县统一“一户一卷” 

确权登记类“一户一卷”案卷题名为:“××县××乡(镇)××村××组囗囗囗(承包方代表即农户名)土地承包经营权确权登记颁证档案。组内农户姓名相同的应加注区别。

印制的档案盒(见图示7)、档案袋、软卷皮应为无酸制品。

软卷皮外表面规格为:305mm×215mm,脊背厚度可根据需要设定。

档案盒外表面规格为:310mm×220mm。脊背厚度可根据需要设定。

(四)纠纷调处类文件整理

纠纷调处类文件按照文书档案案卷格式》(GB/T9705—2008)规定,以卷为整理单位,编制卷内文件目录、案卷目录。纠纷调处类文件以“一案一卷”形式,采用三孔一线方式装订。

纠纷调处类“一案一卷”案卷题名为:“××县××乡(镇)××村××组囗囗囗(农户名)与××乡(镇)××村××组囗囗囗××地块(地块编号)权属纠纷调处档案”。

)特殊载体类整理

特殊载体档案和电子档案分别按照《照片档案管理规范》(GB/T11821-2002)《数码照片档案归档与管理规范》(DA/T50-2014)《磁性载体档案管理与保护规范》(DA/T15-1995)《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)执行。


全宗号

年度

件或卷号

类别号

保管期限

页数

归档章(图示1)

 

 

 

归档文件目录(图示2)

序号

档 号

文号

责任者

题   名

日期

密级

页数

备注

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 “一户一档”档案袋示样(图示3)

 

档案袋正面

 

档案袋背面

 

档号章(图示4)

全宗号

类别号

案卷号

件号

注:此处“件号”为该份文件材料在案卷中的排列序号,一个案卷内从1开始编号,不跨卷编号。

 

卷内文件目录(图示5)

序号

文号

责任者

题   名

日期

页号

备注

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

案卷目录(图示6)

案卷号

案卷题名

起止日期

页数

保管期限

备注

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


档案盒封面式样(图示7)

 

 

全宗名称:××县(市、区)农业局

农村土地承包经营权确权登记颁证档案

 

 

___________县(市、区)

___________乡(镇、街)

___________村(社区)

___________组

 

 

自  年  月  日至  年  月  日

保管期限

 

本盒共    件(卷)   页

 

全宗号

类别号

年 度

起止件(卷)号

 

 

 

 

 

 

 

 

档案盒脊背式样

承包地确权档案

县(市、区)

乡(镇、街道)

村(社区)

全 宗 号

 

  

 

  

 

保管期限

 

起   止

件(卷)号

盒  号